Spravujte svůj archiv systematicky. Jak na to?
Každý prosperující a správně fungující podnik by měl mít zřízen svůj vlastní archiv. Na druhé straně si však vedení administrativy a archivaci dokumentů vyžaduje odpovědný přístup a vhodných správců archivu. Ať už jsou to účetní doklady nebo záznamy produkce, archivuje se skoro všechno a časem se toho nasbírá poměrně víc.
Kvalitní a stabilní regály jsou základem
Mnoho podniků nechává archivaci na posledním místě, ale dříve či později mohou na to doplatit. Základem každého správně vybaveného archivu by měly být regály, kde budou uloženy všechny záznamy, dokumenty, či potrvrdenia. Ačkoli většina archivů působí přeplněně, chaoticky a nestabilně, může tomu být jinak.
Vaše regály již nemusí více praskat ve švech.
Regálové sestavy dnes najdete v různých provedeních, velikostech i barvách, a to za poměrně dostupnou cenu. Mezi nejpreferovanější patří policové regály vyrobené z kvalitní oceli. Pokud chcete, aby vám regály sloužily co nejdéle, vyberte si takové, jejichž konstrukce je vyrobena z certifikované a odolné oceli a které odpovídají příslušným normám kvality platným v ČR.
Dokonalý přehled ve všem
Pokud chcete, abyste měli ve firemní dokumentací dokonalý přehled, musíte si vytvořit systém a nezapomínat na tři důležitá pravidla
- Jednoduchý a přehledný systém (např. Podle charakteru nebo důležitosti dokumentů)
- Udržování pořádku v regálech a v prostoru archivu
- Investice do kvalitních regálových sestav
Pokud se zaměříme na praktickou stránku, dokumenty by měly být ukládány způsobem zdola nahoru, což znamená, od nejnižšího roku po nejvyšší. Pokud svou dokumentaci budete rozlišovat navíc i barevně, časem si vytvoříte zažitý a jednoduchý systém ve kterém se budete orientovat rychlejší a jednodušší.
Základem stability a přehlednosti jsou však stabilní a kvalitní regálové systémy, které významně usnadní orientaci ve skladu. Neváhejte nás kontaktovat, naši profesionálně vyškolení zaměstnanci vám rádi poradí s řešením na míru podle vašich potřeb a prostorových možností.