Tipy na efektivní skladování a archivaci podnikové dokumentace
Dokumenty jsou taková věc, která se skladuje všude. Státní instituce, knihovny, školy, firmy i jednotlivci, ti všichni archivují dokumentaci. Archivace dokumentů je dokonce z velké části daná zákonem. Znáte způsoby, jak efektivně skladovat důležité dokumenty?
Základní dělení
Dokumenty, které většinou skladujeme, jsou velikosti A4. Nejjednodušší a nejpřehlednější je uložit je do šanonů, které potom můžeme dále ukládat do různých regálů. Soudy a jiné státní instituce často využívají papírové spisové desky a rychlovazače.
Jsou levné a praktické, vhodné i k dlouhodobé archivaci v případě, že se do uložených dokumentů vstupuje minimálně.
Archivační krabice jsou dostupným a poměrně bezpečným způsobem skladování dokumentů. Vejdou se do nich šanony, papírové spisy i rychlovazače. Jsou celkem pevné a koupíte je v každém dobrém papírnictví. Když však archivační krabice naplníte dokumenty, musíte je také někde uložit. Na řadu přicházejí archivní regály.
Jak naplno využít regály při skladování dokumentů?
Když se vaše podniková dokumentace stane natolik rozsáhlou, že ji už dále nedokážete skladovat v policích a skříních za pracovními stoly, zkuste využít regály a regálové systémy. Mají tu výhodu, že vaše dokumenty udržují v bezpečí a chrání je před trvalým poškozením.
Při hledání vhodných regálů proto vyzkoušejte následující tipy.
1. Myslete na hloubku polic v regálech
Pokud regál ve skladu nebo v archivu postavíte ke stěně, hloubka polic by měla mít 320 mm. Pokud jej postavíte do středu a dá se k regálu přistoupit z obou stran, ideální je pro vás hloubka 600 mm. Tyto rozměry platí pro skladování šanonů, spisů a papírových rychlovazačů.
U archivačních krabic se hloubka polic musí přizpůsobit dané krabici, výše uvedené rozměry však obvykle platí i u nich.
Velkorozměrové formáty, jako například výkresy, se skladují ve speciálních velkoformátových zásuvkách. Zapamatujte si, že správná délka police v regálech je taková, u které vám v daném regálu zůstane co nejméně zbytečného místa.
2. Zamyslete se, jak často potřebujete přístup k dokumentům
Pokud pravidelně pracujete s archivovanými dokumenty, pak jsou pro vás vhodnější stacionární policové regály. Vytvořte si ve svých skladech systém regál-ulička-regál a získáte tak potřebný prostor pro hledání a práci s dokumentací.
Silnou stránkou stacionárních regálů je jednoduchá montáž, vysoká nosnost polic, odolnost, stabilita a dlouhá životnost.
Nepotřebujete mít ke skladovaným dokumentům tak častý přístup? Vyzkoušejte mobilní regály, které dokážou zabezpečit využití prostorových kapacit skladu téměř na 100%.
V bloku mobilních regálů vám stačí jen jedna obslužná ulička, která se dá posouváním regálů vytvořit v libovolném místě bloku.
3. Zvažte výšku skladových prostor
Sklady a archivy bývají obyčejně pod úrovní země a nemívají vysoké stropy. Pokud se vám přece jen stane, že skladujete dokumentaci v prostorech, u kterých je hlavní devizou výška stropů, využijte možnosti policových poschoďových regálů.
Efektivně zvyšují kapacitu skladu a tím snižují provozní a investiční náklady.
4. Vytvořte bezpečný prostor pro dokumenty
Papírové dokumenty jsou velmi citlivé. Ovlivňuje je vlhkost, sluneční světlo, prach, plíseň. Papír také lehce hoří. Dokumentaci vždy skladujte na suchých a tmavých místech, kde se k nim nedostane voda a nehrozí vznícení.
I když máte dokumenty uloženy v šanonech a archivačních krabicích, kvalitní regály a regálové systémy zvýší vaše šance na úspěšné skladování a archivaci.
Klimatizace, protipožární systém a alarm by dnes už měly být ve skladech a archivech samozřejmostí.
5. Využijte náš online návrhář
Sami nejlépe víte, jaké dokumenty skladujete. Regalsistem online návrhár vám nabízí možnost vytvořit si k nim regálový systém na míru. Užíváte archivační krabice? Víte, do jaké výšky budete skladovat? Víte, jaké množství?
Zjistěte si všechny informace a rozměry a můžete začít tvořit.
Naklikejte si počet sloupců v regálu, vyberte si výšku, hloubku a délku polic a jejich počet. U regálu vysokého například 2 m si navolte 5 polic, pro skladování postačí základní nosnost. Náš online systém vám automaticky vypočítá i cenu.
Následně produkt přidejte do košíku a my regál podle vašich zadaných údajů připravíme. Nejste si něčím jisti?
Celý proces také můžeme společně probrat i prostřednictvím telefonu.